Eine häufige Frage von Geschäftsführung und Buchhaltung: Lassen sich die Kosten für die Büroreinigung steuerlich absetzen? Die kurze Antwort: Ja – für Unternehmen ist die Büroreinigung in aller Regel eine ganz normale Betriebsausgabe. Wir erklären, worauf es dabei ankommt.
Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung. Für die konkrete Umsetzung in Ihrer Buchhaltung wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater oder Ihre Steuerberaterin.
Büroreinigung als Betriebsausgabe
Kosten für die Reinigung von Geschäftsräumen zählen zu den laufenden Betriebskosten eines Unternehmens – ähnlich wie Miete, Strom oder Instandhaltung. Das bedeutet: Die Ausgaben für eine externe Büroreinigung mindern in voller Höhe den steuerpflichtigen Gewinn, sofern sie betrieblich veranlasst sind, also tatsächlich für die Reinigung von Geschäfts- statt Privaträumen anfallen.
Vorsteuerabzug bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen
Ist Ihr Unternehmen vorsteuerabzugsberechtigt, können Sie zusätzlich die in der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen. Wichtig dafür ist eine ordnungsgemäße Rechnung mit allen erforderlichen Pflichtangaben – unter anderem Steuernummer bzw. USt-IdNr. des Dienstleisters, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung und -zeitraum sowie ausgewiesener Steuerbetrag.
Was für die Buchhaltung wichtig ist
Damit die Reinigungskosten reibungslos verbucht werden können, empfiehlt sich:
- Regelmäßige, nachvollziehbare Rechnungen: monatlich oder je Einsatz, mit klarer Leistungsbeschreibung.
- Trennung von privater und betrieblicher Nutzung: Bei gemischt genutzten Räumen (z. B. Homeoffice mit Kundenempfang) sollte nur der betrieblich genutzte Anteil abgerechnet und angesetzt werden – hier lohnt sich eine Abstimmung mit der Steuerberatung.
- Vertragliche Klarheit: Ein schriftlicher Reinigungsvertrag mit Leistungsumfang erleichtert die Zuordnung, insbesondere bei Betriebsprüfungen.
Sonderfall: Homeoffice und gemischt genutzte Räume
Bei reinen Firmenbüros ist die Sachlage eindeutig. Komplizierter wird es, wenn Mitarbeitende im Homeoffice arbeiten und dort auch geschäftliche Termine stattfinden. In solchen Fällen ist in der Regel nur ein anteiliger Ansatz möglich, dessen genaue Berechnung individuell mit der Steuerberatung geklärt werden sollte. Für klassische Firmenbüros gilt das nicht – hier lässt sich die reguläre Unterhaltsreinigung unkompliziert als Betriebsausgabe ansetzen.
Fazit
Für klassische Büro- und Geschäftsräume ist die professionelle Büroreinigung eine regulär absetzbare Betriebsausgabe, bei Vorsteuerabzugsberechtigung inklusive Vorsteuerabzug auf die Umsatzsteuer. Voraussetzung ist eine ordnungsgemäße Rechnung. Bei gemischt genutzten Räumen empfiehlt sich eine individuelle Abstimmung mit der Steuerberatung.
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