Diese Frage hören wir oft von Geschäftsführung und Buchhaltung: Lassen sich die Kosten für die Büroreinigung steuerlich absetzen?
Die kurze Antwort: Ja. Für Unternehmen ist die Büroreinigung in aller Regel eine ganz normale Betriebsausgabe. Wir erklären, worauf es dabei ankommt.
Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung. Für die konkrete Umsetzung in Ihrer Buchhaltung wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung.
Büroreinigung als Betriebsausgabe
Kosten für die Reinigung von Geschäftsräumen zählen zu den laufenden Betriebskosten – ähnlich wie Miete, Strom oder Instandhaltung.
Das bedeutet: Die Ausgaben für eine externe Büroreinigung mindern den steuerpflichtigen Gewinn, sofern sie betrieblich veranlasst sind. Sie müssen also tatsächlich für Geschäfts- und nicht für Privaträume anfallen.
Vorsteuerabzug bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen
Ist Ihr Unternehmen vorsteuerabzugsberechtigt, können Sie zusätzlich die in der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen.
Voraussetzung ist eine ordnungsgemäße Rechnung mit allen Pflichtangaben, unter anderem:
- Steuernummer oder USt-IdNr. des Dienstleisters
- fortlaufende Rechnungsnummer
- Leistungsbeschreibung und Leistungszeitraum
- gesondert ausgewiesener Steuerbetrag
Was für die Buchhaltung wichtig ist
Damit die Reinigungskosten reibungslos verbucht werden können, empfehlen wir:
- Regelmäßige, nachvollziehbare Rechnungen: monatlich oder je Einsatz, mit klarer Leistungsbeschreibung.
- Trennung von privater und betrieblicher Nutzung: Bei gemischt genutzten Räumen sollte nur der betrieblich genutzte Anteil angesetzt werden. Hier lohnt sich die Abstimmung mit der Steuerberatung.
- Vertragliche Klarheit: Ein schriftlicher Reinigungsvertrag mit festgelegtem Leistungsumfang erleichtert die Zuordnung, besonders bei Betriebsprüfungen.
Sonderfall: Homeoffice und gemischt genutzte Räume
Bei reinen Firmenbüros ist die Sache eindeutig. Komplizierter wird es, wenn im Homeoffice auch geschäftliche Termine stattfinden.
In solchen Fällen ist meist nur ein anteiliger Ansatz möglich. Die genaue Berechnung sollten Sie individuell mit Ihrer Steuerberatung klären.
Für klassische Firmenbüros gilt das nicht: Hier lässt sich die laufende Unterhaltsreinigung unkompliziert als Betriebsausgabe ansetzen.
Was kostet die Büroreinigung überhaupt?
Wer die Reinigungskosten für das Budget einplanen möchte, findet einen ersten Überblick auf unserer Preise-Seite.
Welche Faktoren den Preis im Einzelnen bestimmen – Fläche, Intervall, Art der Räume – erklären wir in unserem Beitrag Was kostet Büroreinigung in Köln?
Und falls Sie noch abwägen, ob sich eine eigene Reinigungskraft lohnt: Den Vergleich finden Sie in unserem Beitrag Eigene Reinigungskraft oder externe Firma?
Fazit
Für klassische Büro- und Geschäftsräume ist die professionelle Büroreinigung eine regulär absetzbare Betriebsausgabe. Bei Vorsteuerabzugsberechtigung kommt der Vorsteuerabzug auf die Umsatzsteuer hinzu.
Voraussetzung ist eine ordnungsgemäße Rechnung. Bei gemischt genutzten Räumen empfiehlt sich eine individuelle Abstimmung mit der Steuerberatung.
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